A transparência e a clareza de propósitos de uma organização podem, por si só, se constituir no seu principal patrimônio. Ao definirmos a missão e objetivos a que nos propomos, devemos ter clara a importância de alinhar todos os esforços para alcançar tais objeitvos.
Pensamos na imagem pública, na forma de produção, no relacionamento com o cliente e os fornecedores e no perfil de nossos colaboradores. Buscamos qualidade em nossos insumos, em nossos processos em nossos produtos. Construímos a Organização que queremos.
Entretanto, nem sempre percebemos que cada funcionário precisa estar na mesma sintonia, precisa saber exatamente o que se espera dele e o quanto seu trabalho impacta nos resultados.
Hoje, as organizações já buscam isso, através de treinamentos gerenciais, de equipes e nos programas de integração. Há, contudo, um funcionário em especial que, normalmente, não tem a atenção devida: nossas Secretárias.
Pensemos em cada contato que fazemos com as organizações, quer seja por telefone, por correspondência ou pessoalmente: elas sempre estão lá. Mais do que “arrumadinhas”, oferecendo um café, pedindo para que esperemos, elas, principalmente, nos encaminham ao local adequado, interferem nos processos administrativos e na circulação de documentações; dão-nos informações. Um filtro que pode fazer fluir melhor, tirando as impurezas desnecessárias, ou um filtro que pode impedir que as coisas aconteçam.
Dizer que Secretária é “Vice” é uma velha piada, mas encerra em si uma verdade. Responsável, normalmente, por todo movimento de informações (cartas, e.mails, telefonemas, agendamento - se considerarmos apenas atividades mais mecânicas), ela pode agilizar ou parar um processo. Se essa profissional conhece a missão de sua organização, o impacto da área onde atua, os pontos de estrangulamento, ela pode ser a que resolve questões. Não conhecedora, limitar-se-á a obedecer a ordens, o que pode nos parecer bom, mas que não será útil em nenhuma situação de crise ou de exceção.
Que tipo de profissional precisamos, então?
Cada empresa tem um tipo de Secretária. Se pedirmos para as pessoas descreverem tal função, encontraremos uma gama de atividades; desde copeira, recepcionistas, leões de chácara; até assistentes, assessoras e executivas. A própria formação universitária tem origens diferentes. Algumas universidades têm o curso de Secretariado Executivo ligado ao núcleo de Letras, confirmando a responsabilidade na emissão de documentação e a importância do conhecimento de idiomas. Outras universidades incluem o curso em administração, demonstrando a importância de conhecer sobre processos administrativos e estruturas organizacionais. O que não se discute é que, mais do que alguém que saiba guardar segredo, é preciso um profissional competente para dar informações.
À medida que as organizações precisam ser enxutas, cada profissional tem que agregar resultado. Cartas bem batidas, telefonemas realizados, fax emitidos? Mesmo estando no século XXI, muitas empresas reservam a essas profissionais apenas atividades básicas, que bons recursos tecnológicos poderão substituir. Entretanto, para que essa nova profissional aja em toda a sua potencialidade, é fundamental que tenha novas competências.
A Secretária do século XXI precisa de Competências Técnicas: idiomas, informática, conhecimentos da empresa, conhecimentos de técnicas de administração etc. Precisa de Competências Interpessoais: comunicação, liderança, gerenciamento de relações, criatividade etc. Contudo, o mais importante é que tenha Competências Comportamentais: consciência de custos, compromisso com resultados, negociação, busca do aprendizado, entre outras.
Se essa profissional, assim como suas chefias, não perceber o tamanho de sua função e o impacto nos resultados de sua organização, estaremos desperdiçando, certamente, talento e oportunidade. Precisamos descobrir e eliminar os preconceitos, os desestímulos e os obstáculos. Precisamos primeiro criar as condições que habilitem o querer, para que, só aí, possamos começar a tarefa de ensinar.
